Счета, акты, договоры и коммерческие предложения

Как выставить документ контрагенту

1. Откройте «Документы» и выберите организацию.
2. Нажмите «Документ».
3. Заполните «Вид документа», «Контрагент» и «Позиции».
4. Нажмите «Создать».
5. В меню документа нажмите «Отправить» либо «Скачать PDF».

Акт либо накладная к счёту — пунктом «Создать на основании» в меню счёта. Оплату по безналу отмечает «Отметить оплаченным».

Документ передачи товаров с позициями склада списывает остаток: «Продать со склада» в меню документа — выберите «Точка» и нажмите «Создать документ склада», откроется черновик продажи с позициями документа. Документ, связанный с документом склада, открывает его пунктом «Документ склада».

Носитель документа

1. Откройте документ — исходящий либо во вкладке «Входящие».
2. В блоке «Носитель» отметьте «ЭДО» либо «Оригинал», в «Сканы» — «Добавить файл» с диска.

Отметки и сканы видит только ваша организация, у контрагента — свои. «Без оригинала» в фильтрах — документы, оригинал которых не получен.

Контрагенты

1. Откройте вкладку «Контрагенты» и нажмите «Добавить контрагента» либо «Редактировать» в меню контрагента.
2. В «Контактные лица» заполните имя, должность, телефон и почту; «Добавить контактное лицо» — ещё одно, звезда — сделать основным, основное идёт первым.
3. Выберите «Ответственный» — сотрудника, который ведёт контрагента.
4. Нажмите «Сохранить».

Поиск находит контрагента и по контактным лицам, «Теги» и «Ответственный» сужают список: при нескольких тегах — контрагенты со всеми ними. Под контрагентом видны даты последнего касания и следующего контакта.

Имя контрагента открывает его карточку: «Касания» — лента касаний по всем его заявкам с заметками, встречами и следующим контактом, как в карточке заявки; «Заявки» — заявки, где он участник; «Коммерческие предложения» и «Документы» — исходящие ему и входящие от него; «Расчёты» — выписка, долги и обязательства с ним при модуле «Деньги»; «Финансы» у организации — выручка, чистая прибыль и численность по годам из госотчётности.

Договор с контрагентом

1. Откройте вкладку «Договоры» и нажмите «Договор».
2. Выберите «Контрагент», заполните «Предмет договора», «Дата договора», при необходимости «Действует до» и «Сумма договора».
3. Выберите «Шаблон» — текст соберётся из шаблона с реквизитами сторон; «Свой текст» — заполните «Текст договора».
4. Плата каждый период — отметьте «Периодическая плата», заполните «Сумма за период без НДС», «НДС», «Первый счёт» и «Повтор».
5. Нажмите «Создать», затем «Ввести в действие» в меню договора.

Шаблоны — кнопка «Шаблоны договоров»: «Вставить переменную» на панели текста ставит реквизит, который подставится при заведении договора. Черновик правится и удаляется, действующий — «Продлить» новым сроком. Незадолго до конца срока приходит предупреждение, после срока договор становится «Истёк». Счёт периода выставляется и отправляется сам; контрагенту без способа доставки он остаётся черновиком. Договор выбирается полем «Договор» счёта, акта и заказа поставщику — его номер и дата встают в основание документа. «Подписанные сканы» и «Скачать PDF» — в меню договора.

Коммерческое предложение

• «КП» — своё предложение контрагенту, список — вкладка «Коммерческие предложения»: ответственный, дата просмотра клиентом, доля оплаты счетов по предложению и «Заявка» — переход к заявке; фильтры — статус, контрагент, ответственный и просмотр.
• Клиент ответил по телефону либо почтой — «Клиент принял» либо «Клиент отказался» в меню отправленного предложения.
• «Выставить счёт» в меню принятого предложения — черновик счёта с его позициями и контрагентом.
• «Запросить КП» — запрос предложения у контрагента.
• Документы и КП контрагентов — вкладка «Входящие»: «Принять» либо «Отклонить».

Заказ поставщику

1. Откройте заявку во вкладке «Заявки клиентов» раздела «Организации».
2. У принятого КП нажмите «Заказ поставщику» и выберите поставщика.

Черновик заказа берёт позиции КП этого поставщика из спецификации с закупочной ценой и сроком поставки; отправленный заказ поставщику на платформе приходит входящим, прочему — письмом с PDF. Документы сделки — вкладка «Документы» карточки заявки.

Документ контрагента вне платформы

1. Откройте вкладку «Входящие» либо вкладку «Документы» карточки заявки и нажмите «Входящий».
2. Выберите «Вид документа», заполните «Номер контрагента» и «Дата документа».
3. Выберите свой «Заказ поставщику» — контрагент, заявка и позиции возьмутся из него; без заказа выберите «Контрагент» и заполните «Позиции» либо «Сумма».
4. У счёта заполните «Оплатить до», в «Носитель» отметьте «ЭДО», «Оригинал» и добавьте сканы.
5. Нажмите «Создать».

Документ встаёт во входящие просмотренным; неоплаченный удаляется кнопкой «Удалить».

Акт сверки

1. Нажмите «Акт сверки».
2. Выберите контрагента, «Дата от» и «Дата до».
3. Нажмите «Скачать акт» либо «Отправить контрагенту».

Подпись и печать

1. Откройте «Организации», карточку организации и нажмите «Редактировать».
2. Загрузите изображение подписи в поле «Подпись» и, если печать есть, оттиск в поле «Печать» — оба на прозрачном фоне.
3. Нажмите «Сохранить изменения».

Подпись встаёт на линию подписи документов, печать — поверх неё; без печати документ выходит с одной подписью. В публичной карточке организации их нет.

Бланки документов

1. Откройте «Документы», выберите организацию и вкладку «Бланки».
2. Выберите вид документа в «Виды документов».
3. Правьте лист: «Поле» вставляет данные документа, «Изображение» — логотип, подпись либо печать, «Шапка» — шапку организации, «Повторять строку» — строку таблицы на каждую позицию, «Условие» — блок, который печатается только при наличии данных. Готовая форма — «Загрузить из Word» либо вставкой из Word.
4. Сверьте «Предпросмотр PDF» на образце данных и нажмите «Опубликовать».

Новые документы печатаются опубликованным бланком. «По умолчанию» возвращает бланк платформы.

Счета площадки

Счета площадки организации — вкладка «Счета» раздела «Баланс»: «Выставить счёт» — счёт на пополнение баланса банковским переводом, «Акт сверки» — сверка расчётов с площадкой.