Заявки клиентов, воронки и этапы

Заявки организации собраны во вкладке «Заявки клиентов» раздела «Организации»: отклики и предложения по объявлениям, ставки тендеров, заявки на лизинг, диалоги и закупки, взятые в работу, и заявки, заведённые вручную. Организацию выбирает фильтр над лентой. Владелец и менеджер видят все заявки, прочие сотрудники — свои и без ответственного.

Лента заявок

Отбор — по воронке, этапу, состоянию, типу, ответственному, участнику и значению своего поля, отметки «Без ответственного», «Просрочены» и «Без следующего контакта»; поиск — по клиенту, контакту и предмету. Под ответственным видны срок следующего контакта — ближайшей открытой задачи по заявке — и дата последнего касания. «Выгрузить» сохраняет файл заявок текущего отбора. «Без следующего контакта» показывает только открытые заявки.

Сохранённые виды

«Сохранённые виды» в полосе отбора ленты сразу ставят готовый отбор: «Мои новые», «Без менеджера», «Без следующего контакта», «Просроченные».

• «Сохранить вид» записывает текущий поиск и отбор под вашим названием, вид появляется в том же меню.
• «Переименовать вид» и «Удалить вид» — у выбранного своего вида; удаление можно отменить в уведомлении.
• Выбранный вид остаётся в адресе страницы: ссылка открывает ту же ленту. Смена поиска либо отбора снимает выбор вида.

Карточка заявки

Щелчок по заявке открывает карточку. Этап, ответственный и срок сохраняются выбором, сумма — уходом из поля. «Взять в работу» переводит новую заявку в работу, «Закрыть» — с исходом «Сделка состоялась» либо «Сделка не состоялась», «Вернуть в работу» снова открывает закрытую. «Создать КП» собирает коммерческое предложение из заявки, «Печать» сохраняет его печатную форму.

Касания и следующий контакт

Лента «Касания» в карточке заявки собирает смены этапа, состояния и ответственного, заметки и итоги встреч; заметки клиенту не видны. «Добавить заметку» записывает заметку в ленту.

• «Встреча» заводит событие календаря со ссылкой на заявку: встреча появляется в «Встречи» карточки и в календаре участников. «Итог встречи» под встречей записывает её итог в ленту.
• «Следующий контакт» заводит задачу ответственному заявки: название — что сделать, срок — когда. Открытые задачи заявки видны в «Следующий контакт», отметка выполнения закрывает задачу.
• Задача и событие со ссылкой показывают имя заявки, по нему открывается её карточка.

В «Файлы» — файлы заявки с диска организации: «Добавить файл» выбирает файл диска, «Убрать» открепляет его от заявки, на диске файл остаётся. Файл, удалённый с диска, пропадает и из заявки.

В «Участники» — контрагенты заявки: клиент, проектировщик, подрядчик и другие. «Изменить участников» добавляет контрагента из справочника, задаёт ему роль и контактное лицо; отметка «Клиент» стоит у одного участника. Свои поля организации заполняются в карточке, «Сохранить» записывает их значения.

Модуль «Сделки»

Ручное заведение заявок, участники, свои поля, воронки, доска этапов и правила обработки — модуль «Сделки». Без модуля «Новая заявка» предлагает его включить.

Как завести заявку

1. Нажмите «Новая заявка».
2. Выберите канал: звонок, письмо, встреча, сайт, внешний тендер либо прочее.
3. Выберите клиента из справочника контрагентов либо нажмите «Новый клиент» — он попадёт в справочник вместе с заявкой.
4. Опишите предмет, задайте сумму, срок, ответственного и воронку; «Адрес объекта» выбирается из подсказок, «Добавить файл» прикрепит файлы с диска организации.
5. Сохраните заявку.

Если у клиента уже есть открытая заявка с похожим предметом, карточка новой предупредит об этом, «Открыть похожую» откроет её.

Настройка заявок

Кнопку «Настройка заявок» видят владелец и менеджер. Вкладка «Воронки» держит воронки и этапы, роли участников и свои поля, вкладки «Правила», «Очереди», «Шаблоны ответов» и «Рабочее время» — обработку заявок. Первая воронка «Продажи» приходит со стартовым набором этапов.

• «Добавить воронку» заводит воронку со стартовым набором этапов; карандаш переименовывает, корзина снимает воронку без заявок, последнюю снять нельзя.
• «Добавить этап» — название и состояние: новая, в работе либо закрыта; закрывающему этапу задаётся исход.
• Этапы переставляются перетаскиванием; этап с заявками и последний этап своего состояния снять нельзя.
• Заявка из другой воронки, выбранной в карточке, встаёт на её первый этап.
• «Добавить роль» заводит роль участника; роль, которую носит участник заявки, снять нельзя.
• «Добавить поле» — название и тип: текст, число, да/нет, дата либо список с вариантами. Снятое поле и снятый вариант списка пропадают из всех заявок.

Правила обработки

Правило само выполняет действия с заявкой, когда случается его событие и заявка подходит под его условия. «Добавить правило» во вкладке «Правила» задаёт название, «Событие», «Условия» и «Действия»; переключатель «Включено» останавливает правило, не удаляя его.

• События: новая заявка, смена этапа, нет касания за срок, КП просмотрено либо принято, счёт оплачен. Для «Нет касания за срок» задаётся «Срок без касания, мин».
• Условия сравнивают этап, тип, канал, категорию предмета, регион, сумму, своё поле и рабочее время организации. Правило без условий подходит любой заявке.
• Действия: назначить ответственного — сотрудника либо очередь, ответить шаблоном в переписку заявки, поставить задачу, перевести на этап, уведомить сотрудника. Задача и уведомление без выбранного сотрудника уходят ответственному заявки.
• Правила проверяются в порядке списка, порядок меняется перетаскиванием. Срабатывает каждое подходящее правило, ответственного назначает первое подходящее с назначением.
• Каждое действие правила записывается в «Касания» заявки с именем правила, невыполненное — с причиной.

Во вкладке «Очереди» «Добавить очередь» собирает сотрудников, между которыми правило распределяет заявки: «По кругу» — по очереди, «Наименьшая загрузка» — тому, у кого меньше открытых заявок.

Во вкладке «Шаблоны ответов» «Добавить шаблон» задаёт название и текст ответа; кнопки «Подставить» вставляют в текст клиента, предмет и ответственного заявки. Во вкладке «Рабочее время» задаются часы работы по дням недели, «Сохранить» записывает их; условие «Рабочее время» отличает заявки в часы работы от заявок вне их.

Ответ шаблоном

«Ответ шаблоном» в карточке заявки рядом со ссылкой на переписку открывает список шаблонов. Выбранный шаблон с подставленными данными заявки встаёт в поле ввода переписки: текст можно поправить перед отправкой.

Доска этапов

Переключатель «Вид» → «Доска» показывает заявки выбранной воронки колонками этапов. Нажмите на карточку заявки, удерживайте и перенесите в другую колонку — заявка перейдёт на этот этап; перенос на закрывающий этап закрывает её с исходом этапа.

Карта заявок

«Вид» → «Карта» показывает точками заявки с адресом объекта тем же отбором, что и список; близкие точки сливаются в кружок с числом заявок, приближение карты разводит их. Нажатие на точку открывает карточку заявки. Адрес объекта задаётся при заведении заявки и в её карточке.

Передача дел

Владелец и менеджер передают дела сотрудника другому: вкладка «Сотрудники» организации → меню карточки сотрудника → «Передать дела» → «Кому». Переходят открытые заявки, где он ответственный либо снабженец, его клиенты и открытые задачи; закрытые заявки и выполненные задачи остаются за ним. При удалении сотрудника из организации то же окно предлагает выбрать, кому передать его дела.